Ο κύριος σκοπός αυτού του προγράμματος είναι να δημιουργήσει και να εργαστεί με βάσεις δεδομένων που μπορούν να συνδεθούν τόσο για μικρά έργα όσο και για μεγάλες επιχειρήσεις. Με αυτό, θα είναι βολικό για σας να διαχειρίζεστε δεδομένα, να επεξεργάζεστε και να αποθηκεύετε πληροφορίες.
Η εφαρμογή σουίτας του Microsoft Office - Access - χρησιμεύει για την εργασία με βάσεις δεδομένων.
Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων
Φυσικά, πριν ξεκινήσετε την εργασία θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ή να ανοίξετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων.
Ανοίξτε το πρόγραμμα και μεταβείτε στο κύριο μενού κάνοντας κλικ στην εντολή "Αρχείο" και επιλέξτε το στοιχείο "Δημιουργία". Δημιουργώντας μια νέα βάση δεδομένων, θα παρουσιαστεί μια κενή σελίδα που θα περιέχει έναν πίνακα ή μια βάση δεδομένων ιστού που θα σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε τα ενσωματωμένα εργαλεία του προγράμματος, για παράδειγμα, για τις δημοσιεύσεις σας στο Internet.
Επιπλέον, για να μεγιστοποιηθεί η δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων, ο χρήστης έχει μια επιλογή προτύπων για να δημιουργήσει μια βάση δεδομένων που εστιάζεται σε μια συγκεκριμένη εργασία. Αυτό, παρεμπιπτόντως, μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε γρήγορα την απαραίτητη μορφή πίνακα, χωρίς να ρυθμίσετε τα πάντα με το χέρι.
Συμπλήρωση της βάσης δεδομένων με πληροφορίες
Έχοντας δημιουργήσει μια βάση δεδομένων, είναι απαραίτητο να τη συμπληρώσετε με σχετικές πληροφορίες, η δομή των οποίων θα πρέπει να εξεταστεί εκ των προτέρων, επειδή η λειτουργικότητα του προγράμματος σάς επιτρέπει να καταγράφετε δεδομένα με διάφορες μορφές:
- Τώρα ο πιο βολικός και κοινός τύπος δομής πληροφοριών είναι ένας πίνακας. Με τις δυνατότητές τους και την εμφάνισή τους, οι πίνακες στην Access δεν διαφέρουν πολύ από αυτούς του Excel, γεγονός που με τη σειρά τους απλοποιεί σημαντικά τη μεταφορά δεδομένων από ένα πρόγραμμα σε άλλο.
- Ο δεύτερος τρόπος εισαγωγής πληροφοριών είναι φόρμες, είναι κάπως παρόμοιοι με τους πίνακες, ωστόσο, παρέχουν μια πιο οπτική απεικόνιση των δεδομένων.
- Για να υπολογίσετε και να προβάλλετε πληροφορίες από τη βάση δεδομένων σας, παρέχονται αναφορές που σας επιτρέπουν να αναλύσετε και να υπολογίσετε, για παράδειγμα, το εισόδημά σας ή τον αριθμό των αντισυμβαλλομένων με τους οποίους εργάζεστε. Είναι πολύ ευέλικτα και σας επιτρέπουν να κάνετε οποιονδήποτε υπολογισμό, ανάλογα με τα δεδομένα που έχετε εισάγει.
- Η λήψη και η διαλογή νέων δεδομένων στο πρόγραμμα πραγματοποιείται μέσω αιτημάτων. Με τη βοήθειά τους, μπορείτε να βρείτε συγκεκριμένα δεδομένα μεταξύ διαφόρων πινάκων, καθώς και να δημιουργήσετε ή να ενημερώσετε δεδομένα.
Όλες οι παραπάνω λειτουργίες βρίσκονται στη γραμμή εργαλείων, στην καρτέλα "Δημιουργία". Εκεί μπορείτε να επιλέξετε ακριβώς το στοιχείο που θέλετε να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, στο ανοιχτό "Constructor", προσαρμόστε το.
Δημιουργία βάσης δεδομένων και εισαγωγή πληροφοριών
Έχοντας δημιουργήσει μια νέα βάση δεδομένων, το μόνο πράγμα που θα δείτε είναι ένας άδειος πίνακας. Μπορείτε να το κάνετε με το χέρι ή να το συμπληρώσετε αντιγράφοντας τις απαραίτητες πληροφορίες από το Internet. Λάβετε υπόψη ότι κάθε πληροφορία που συνεισφέρετε πρέπει να τοποθετηθεί σε ξεχωριστή στήλη και κάθε καταχώριση θα πρέπει να έχει μια προσωπική σειρά. Παρεμπιπτόντως, οι στήλες μπορούν να μετονομαστούν για να περιηγηθείτε καλύτερα στο περιεχόμενό τους.
Εάν όλες οι πληροφορίες που χρειάζεστε είναι σε άλλο πρόγραμμα ή πηγή, το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε την εισαγωγή δεδομένων.
Όλες οι ρυθμίσεις εισαγωγής βρίσκονται σε ξεχωριστή καρτέλα στον πίνακα ελέγχου, η οποία ονομάζεται "Εξωτερικά δεδομένα". Εδώ, στην περιοχή "Εισαγωγή και Συνδέσεις" εμφανίζονται οι διαθέσιμες μορφές, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων Excel, Access, κειμένου και XML, σελίδων στο Internet, φακέλων του Outlook κλπ. Αφού επιλέξετε την απαιτούμενη μορφή από την οποία θα μεταφερθούν οι πληροφορίες, θα χρειαστεί καθορίστε τη διαδρομή προς την τοποθεσία του αρχείου. Εάν βρίσκεται σε οποιονδήποτε διακομιστή, το πρόγραμμα θα σας ζητήσει να εισάγετε τη διεύθυνση του διακομιστή. Καθώς εισάγετε, θα συναντήσετε διάφορες ρυθμίσεις που έχουν σχεδιαστεί για τη σωστή μεταφορά δεδομένων στην Access. Ακολουθήστε τις οδηγίες του προγράμματος.
Πλήκτρα κλειδιών και σχέσεις πίνακα
Κατά τη δημιουργία ενός πίνακα, το πρόγραμμα κατανέμει αυτόματα κάθε καταχώρηση με ένα μοναδικό κλειδί. Από προεπιλογή, έχει μια στήλη ονομάτων που επεκτείνεται καθώς προστίθενται νέα δεδομένα. Αυτή η στήλη είναι το πρωτεύον κλειδί. Εκτός από αυτά τα βασικά κλειδιά, η βάση δεδομένων μπορεί επίσης να περιέχει πεδία που σχετίζονται με τις πληροφορίες που περιέχονται σε άλλο πίνακα.
Για παράδειγμα, έχετε δύο πίνακες που περιέχουν σχετικές πληροφορίες. Για παράδειγμα, ονομάζονται "Ημέρα" και "Σχέδιο". Επιλέγοντας το πεδίο "Δευτέρα" στον πρώτο πίνακα, μπορείτε να το συσχετίσετε με οποιοδήποτε πεδίο στον πίνακα "Σχέδιο" και όταν τοποθετείτε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα από αυτά τα πεδία, θα δείτε τις πληροφορίες και τα σχετικά κελιά.
Τέτοιες σχέσεις θα διευκολύνουν την αναγνωσιμότητα της βάσης δεδομένων σας και θα αυξήσουν σίγουρα την ευκολία και την αποτελεσματικότητά της.
Για να δημιουργήσετε μια σχέση, μεταβείτε στην καρτέλα "Εργασία με Βάσεις Δεδομένων" και στην περιοχή "Σχέσεις" επιλέξτε το κουμπί "Σχέδιο Δεδομένων". Στο παράθυρο που εμφανίζεται, θα δείτε όλες τις επεξεργασμένες βάσεις δεδομένων. Πρέπει να σημειωθεί ότι οι βάσεις δεδομένων πρέπει να περιέχουν ειδικά πεδία για ξένα κλειδιά. Στο παράδειγμά μας, εάν θέλετε να εμφανίσετε την ημέρα της εβδομάδας ή έναν αριθμό στον δεύτερο πίνακα, αφήστε το πεδίο κενό, καλώντας την Day (Ημέρα). Διαμορφώστε επίσης τη μορφή των πεδίων, διότι θα πρέπει να είναι η ίδια και για τους δύο πίνακες.
Στη συνέχεια, αφού ανοίξετε δύο πίνακες, σύρετε το πεδίο που θέλετε να συνδέσετε σε ένα ειδικά προετοιμασμένο πεδίο για ένα ξένο κλειδί. Θα εμφανιστεί το παράθυρο "Επεξεργασία σχέσεων", στο οποίο θα δείτε χωριστά επιλεγμένα πεδία. Για να διασφαλίσετε την αλλαγή των δεδομένων και στα δύο σχετικά πεδία και πίνακες, επιλέξτε το πλαίσιο "Διασφάλιση της ακεραιότητας των δεδομένων".
Δημιουργία και τύποι αιτημάτων
Το αίτημα είναι μια ενέργεια στο πρόγραμμα, χάρη στην οποία ο χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί ή να εισάγει πληροφορίες στη βάση δεδομένων. Στην πραγματικότητα, τα αιτήματα χωρίζονται σε 2 τύπους:
- Επιλεκτικά αιτήματα, χάρη στα οποία το πρόγραμμα παίρνει ορισμένες πληροφορίες και κάνει υπολογισμούς σε αυτό.
- Αιτήματα ενέργειας που προσθέτουν πληροφορίες στη βάση δεδομένων ή διαγράφονται.
Επιλέγοντας τον "Οδηγό ερωτήματος" στην καρτέλα "Δημιουργία", το πρόγραμμα θα διεξάγει τη διαδικασία δημιουργίας ενός συγκεκριμένου τύπου ερωτήματος. Ακολουθήστε τις οδηγίες.
Τα αιτήματα μπορούν να σας βοηθήσουν σε μεγάλο βαθμό στην οργάνωση δεδομένων και να ανατρέξετε πάντα σε συγκεκριμένες πληροφορίες.
Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αίτημα εκλογής για ορισμένες παραμέτρους. Αν θέλετε να δείτε πληροφορίες για συγκεκριμένη ημερομηνία ή ημέρα του πίνακα ημέρας για ολόκληρη την περίοδο, μπορείτε να ορίσετε ένα παρόμοιο ερώτημα. Επιλέξτε "Σχεδιαστή ερωτήματος" και σε αυτό τον πίνακα που χρειάζεστε. Από προεπιλογή, το αίτημα θα είναι εκλεγμένο, θα γίνει σαφές εάν κοιτάξετε τη γραμμή εργαλείων με το κουμπί "Επιλογή" που επισημαίνεται εκεί. Προκειμένου το πρόγραμμα να αναζητήσει την ακριβή ημερομηνία ή την ημέρα που χρειάζεστε, βρείτε τη γραμμή "Condition selection" και εισάγετε τη φράση [σε ποια ημέρα;]. Θυμηθείτε ότι το ερώτημα πρέπει να τοποθετηθεί στους τετράγωνους βραχίονες [] και να τερματιστεί με ένα ερωτηματικό ή ένα παχύ έντερο.
Αυτή είναι μόνο μία από τις επιλογές για τη χρήση ερωτημάτων. Στην πραγματικότητα, με τη βοήθειά τους, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε νέους πίνακες, να επιλέξετε δεδομένα βάσει κριτηρίων κ.λπ.
Προσαρμόστε και χρησιμοποιήστε φόρμες
Χάρη στη χρήση των εντύπων, ο χρήστης θα μπορεί εύκολα να προβάλει τις πληροφορίες για κάθε πεδίο και να μεταβεί ανάμεσα στις υπάρχουσες καταχωρήσεις. Με μακροπρόθεσμες εισροές, η χρήση μορφών απλοποιεί τη χρήση δεδομένων.
Ανοίξτε την καρτέλα "Δημιουργία" και βρείτε το στοιχείο "Φόρμα" κάνοντας κλικ στο οποίο θα εμφανιστεί μια τυποποιημένη φόρμα, με βάση τα δεδομένα του πίνακα σας. Τα εμφανιζόμενα πεδία με πληροφορίες υπόκεινται σε κάθε είδους αλλαγές, συμπεριλαμβανομένου του ύψους, του πλάτους κλπ. Σημειώστε ότι αν υπάρχουν σχέσεις στον πίνακα, θα τις δείτε και θα μπορέσετε να διαμορφώσετε ξανά στο ίδιο παράθυρο. Στο κάτω μέρος του προγράμματος, θα δείτε βέλη που θα σας επιτρέψουν να ανοίξετε κάθε στήλη του τραπεζιού σας σε σειρά ή αμέσως να μετακινηθείτε στο πρώτο και το τελευταίο. Τώρα, κάθε μία από αυτές είναι μια ξεχωριστή καταχώρηση, τα πεδία των οποίων μπορείτε να προσαρμόσετε κάνοντας κλικ στο ποντίκι στο κουμπί "Προσθήκη πεδίων". Τροποποιημένα και καταχωρημένα με αυτόν τον τρόπο οι πληροφορίες θα εμφανίζονται στον πίνακα και σε όλους τους πίνακες που επισυνάπτονται σε αυτό. Μετά τη ρύθμιση της φόρμας, πρέπει να την αποθηκεύσετε πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl + S".
Δημιουργία αναφοράς
Ο κύριος σκοπός των εκθέσεων είναι να παρέχει στον χρήστη μια γενική περίληψη του πίνακα. Αναφορά μπορείτε να δημιουργήσετε απολύτως οποιαδήποτε, ανάλογα με τα δεδομένα.
Το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον τύπο αναφοράς, παρέχοντας μερικές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε:
- Αναφορά - θα δημιουργηθεί μια αυτόματη αναφορά χρησιμοποιώντας όλες τις πληροφορίες που παρέχονται στον πίνακα, ωστόσο τα δεδομένα δεν θα ομαδοποιηθούν.
- Μια άδεια έκθεση είναι μια κενή φόρμα, τα δεδομένα για τα οποία μπορείτε να επιλέξετε από τα απαιτούμενα πεδία.
- Οδηγός αναφοράς - θα σας βοηθήσει να περάσετε τη διαδικασία δημιουργίας μιας αναφοράς και να ομαδοποιήσετε και να μορφοποιήσετε τα δεδομένα.
Σε μια κενή αναφορά, μπορείτε να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να επεξεργαστείτε πεδία, να τα συμπληρώσετε με τις απαραίτητες πληροφορίες, να δημιουργήσετε ειδικές ομάδες που θα σας βοηθήσουν να διαχωρίσετε ορισμένα δεδομένα από τα υπόλοιπα και πολλά άλλα.
Τα παραπάνω είναι όλα τα βασικά στοιχεία που θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε και να προσαρμόσετε το πρόγραμμα Access για εσάς, ωστόσο η λειτουργικότητά του είναι αρκετά ευρεία και παρέχει περισσότερη λεπτομέρεια των λειτουργιών που συζητούνται εδώ.